El arriendo de impresoras es una de las decisiones más simples que puede tomar una empresa para ordenar su gasto de impresión, y sin embargo es también una de las que más ideas equivocadas arrastra. En INSUMIX llevamos desde junio de 2014 conversando con empresas, municipios, instituciones públicas y pymes de todo Chile, y las mismas cinco objeciones se repiten en casi todas las reuniones.
Este artículo las toma una por una. No para vender más rápido, sino para que cuando usted decida —arrendar o comprar— lo haga con información real y no con un mito heredado.
Mito 1: «A la larga siempre sale más caro arrendar que comprar»
Es el más extendido y el que más se repite en reuniones de gerencia. La lógica parece impecable: si pago una cuota todos los meses y nunca soy dueño del equipo, en algún momento habré pagado más que el precio del equipo.
La realidad es que esa comparación deja fuera la mitad de la ecuación. El precio del equipo no es el costo de imprimir. Al comprar, la empresa sigue pagando —mes a mes, sin darse cuenta— tóner, tambores, fusores, repuestos, visitas técnicas, tiempo del área de TI resolviendo atascos, y el costo silencioso de una impresora detenida en una oficina que necesita despachar documentos hoy.
En un servicio de arriendo bien armado, todo eso está dentro de la cuota: los insumos, el mantenimiento, los repuestos y el soporte. La comparación honesta no es «cuota mensual versus precio del equipo», sino costo total de imprimir versus costo total de imprimir. Cuando se hace así, el resultado depende del volumen y del parque de equipos de cada empresa, y por eso lo correcto es calcularlo caso a caso.
Mito 2: «Las impresoras reacondicionadas son equipos de segunda que fallan más»
Aquí hay una confusión de fondo entre usado y reacondicionado. Un equipo usado es el que se vende tal como quedó. Un equipo reacondicionado pasa por un proceso: se desarma, se revisa, se reemplazan las piezas de desgaste, se limpia el sistema de papel, se actualiza el firmware y se prueba con carga real antes de salir a terreno.
Además, los equipos que trabajamos son de gama corporativa —líneas Lexmark como MS421dn, MS622de, MX622adhe, MX722adhe, CX625adhe, CX725de y CX923dte—, diseñados para ciclos de trabajo altos y con repuestos disponibles durante años. Un equipo corporativo reacondicionado suele soportar bastante más exigencia que una impresora nueva de gama hogareña comprada en retail.
Hay también un argumento que no es solo técnico. Reacondicionar es economía circular aplicada: cada equipo que vuelve a operar es un equipo que no se convierte en residuo electrónico. Es el eje de nuestro trabajo desde el primer día y la razón de nuestro sello, Tecnología Sustentable.
Y si aun así queda la duda, existe la forma más directa de resolverla: probar el equipo antes de firmar nada. Más abajo volvemos sobre esto.
Mito 3: «Si arriendo quedo amarrado a un contrato del que no puedo salir»
La imagen mental es la de un contrato rígido, de largo plazo, que no se puede tocar aunque la empresa cambie. Y es cierto que existen contratos así en el mercado.
La realidad es que un contrato de arriendo bien diseñado debería acompañar a la empresa, no encerrarla. Si abre una sucursal, se agregan equipos. Si un área bajó su volumen de impresión, se ajusta el plan. Si un equipo quedó chico para lo que hoy necesita ese piso, se cambia por otro modelo.
Lo que sí conviene revisar con lupa antes de firmar, con cualquier proveedor, son tres cosas concretas: qué pasa si necesita cambiar la cantidad de equipos, qué incluye y qué no incluye la cuota, y cómo se atienden las fallas. Si esas tres respuestas están claras y por escrito, el contrato no es una trampa; es simplemente el acuerdo.
Mito 4: «El arriendo de impresoras es solo para empresas grandes»
Este mito confunde el tamaño de la empresa con la naturaleza del servicio. La verdad es casi al revés: mientras más chico es el equipo de trabajo, menos sentido tiene tener a alguien resolviendo atascos de papel y cotizando tóneres.
Una empresa grande tiene un área de TI que puede absorber la gestión de la impresión. Una empresa de diez personas no. Para ella, cada hora que alguien dedica a pelear con una impresora es una hora que no está dedicando a su negocio. El arriendo, en ese caso, no es un lujo corporativo: es tercerizar un problema que no le corresponde resolver.
Lo mismo aplica a la geografía. Muchas empresas asumen que fuera de Santiago no hay servicio, o que el soporte llega con semanas de atraso. Nuestra cobertura hoy alcanza Antofagasta, Región Metropolitana, Concepción y Puerto Montt, y trabajamos habitualmente con clientes que tienen varias sucursales repartidas entre esas zonas.
Mito 5: «Si el equipo falla, me quedo sin imprimir hasta que alguien se acuerde de mí»
Esta es, de las cinco, la preocupación más legítima. Casi todas las empresas que nos consultan vienen de una experiencia mala con un proveedor anterior: el ticket que nadie contestó, la visita que se postergó tres veces, el tóner que llegó dos semanas después.
La respuesta a este mito no son promesas, son mecanismos. En nuestro caso son tres:
Equipo de backup sin costo
Si un equipo queda fuera de servicio y la reparación va a tomar tiempo, se instala un equipo de reemplazo sin costo adicional para el cliente. La oficina sigue imprimiendo mientras el equipo original se repara.
Tiempos de respuesta comprometidos y medidos
Nuestros tickets operan con niveles de servicio definidos: 24 horas hábiles para casos urgentes y 72 horas hábiles para casos normales. No es una frase de folleto: cada ticket muestra su semáforo de cumplimiento en el portal, de modo que el cliente ve el reloj corriendo al mismo tiempo que nosotros.
Un portal donde queda todo registrado
Cada solicitud —falla, insumos, repuestos— entra por el portal de soporte con folio, historial y estado. El cliente puede además revisar informes de resolución y de fallas, con desglose por impresora, para saber exactamente qué equipo le está dando problemas y cómo se han resuelto. Es transparencia hacia afuera, y es también la forma en que nos controlamos a nosotros mismos.
La forma más simple de comprobarlo: probar
Ninguno de los cinco puntos anteriores se resuelve del todo leyendo un artículo. Por eso ofrecemos una demo gratuita de aproximadamente dos semanas: instalamos el equipo en su oficina, con su volumen real de impresión, su gente y sus documentos, sin compromiso de contratación.
Dos semanas alcanzan de sobra para ver si el equipo reacondicionado responde, si el soporte contesta cuando se le necesita y si el modelo de servicio calza con la forma de trabajar de su empresa. Es la manera más directa de reemplazar una creencia por un dato.
Preguntas frecuentes sobre el arriendo de impresoras
¿Qué incluye exactamente la cuota mensual de arriendo?
El equipo, los insumos de impresión, el mantenimiento preventivo y correctivo, los repuestos y el soporte técnico. Los planes en blanco y negro incluyen impresión ilimitada; los planes a color operan con una cuota de impresiones definida en el contrato. El alcance exacto se detalla siempre por escrito en la propuesta.
¿Las impresoras reacondicionadas tienen la misma calidad de impresión?
Sí. Se trata de equipos corporativos que pasan por un proceso de revisión, reemplazo de piezas de desgaste y pruebas antes de instalarse. La calidad de impresión depende del estado del equipo y de los insumos, no de si el chasis es nuevo. La demo gratuita de dos semanas permite verificarlo con documentos reales.
¿Qué pasa si mi impresora arrendada se descompone?
Se ingresa un ticket en el portal de soporte y queda registrado con folio y estado. Los casos urgentes se atienden en un plazo comprometido de 24 horas hábiles y los normales en 72 horas hábiles. Si la reparación va a tomar tiempo, se instala un equipo de backup sin costo adicional para que la operación no se detenga.
¿El arriendo de impresoras sirve para una empresa pequeña?
Sí, y muchas veces con más sentido que en una empresa grande, porque una pyme no tiene un área de TI que absorba la gestión de la impresión. Lo que define la conveniencia no es el tamaño de la empresa, sino el volumen mensual de impresión y la cantidad de equipos. Ese cálculo se hace caso a caso.
¿Le hacemos el cálculo con sus números?
Cuéntenos cuántos equipos tiene, cuánto imprime al mes y desde dónde opera. Le preparamos una propuesta con su parque real y, si quiere, coordinamos la demo de dos semanas.
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